Compliance – czyli zarządzanie zgodnością, zgodność zachowania z regulacjami zewnętrznymi i wewnętrznymi, realizacja / wykonanie wszystkich obowiązków organizacji (zarówno tych, które zostały narzucone przepisami prawa, jak i tych wewnętrznych).
Zakres działań systemu compliance dotyka szeregu aspektów działania przedsiębiorstwa, skupiając się m.in. na zapewnieniu zgodności działań spółki z wymogami RODO, AML, MDR, bhp, ochrona sygnalistów, prawo ubezpieczeniowe w zakresie obowiązkowego ubezpieczenia OC, identyfikowaniem ryzyka, zarządzanie nim, podejmowaniem działań mających na celu jego zmitygowanie. Compliance to także weryfikacja i raportowanie potencjalnych zagrożeń. Za wdrożenie i obsługę systemu zarządzania zgodnością odpowiedzialny jest compliance officer.
CMS jako System Zarządzania Zgodnością, stanowi trzon funkcjonowania compliance w przedsiębiorstwie. Powinien być dynamiczny, jednocześnie prosty, na bieżąco aktualizowany oraz dostosowany do organizacji i jej otoczenia biznesowego. Pamiętajmy – ma pomagać spółce, a nie obciążać ją dodatkową biurokracją. Do jego głównych celów należy: zapobieganie łamania przez firmę prawa, zapobieganie stratom finansowym oraz utracie reputacji przez przedsiębiorstwo, budowanie odpowiedniej kultury organizacyjnej, a także promowanie w organizacji zachowań zgodnych z prawem oraz wyznawanymi przez firmę wartościami.
Przykład – Compliance w biurze rachunkowym – dlaczego jest tak ważny?
Po pierwsze – pozwala zidentyfikować obszary ryzyk, zgodności oraz odpowiedzialności. Po drugie – pomaga w budowaniu świadomości podatkowej nie tylko biurom rachunkowym, ale także ich klientom. Po trzecie – pomaga sformułować dobre praktyki księgowe.
Czy warto wdrożyć w firmie compliance – zdecydowanie tak.
Czy procedura wdrożenia compliance jest skomplikowana?
Odpowiedź brzmi – to zależy. Przede wszystkim od wielkości firmy, ilości pracowników, wewnętrznych regulacji oraz profilu biznesowego, w jakim działa dane przedsiębiorstwo.